Как организовать рабочее время персонала

Как организовать рабочее время персонала
Полностью изолировать свое рабочее место от различных раздражающих факторов нереально, да и в этом нет смысла. Однако организовать свое время и пространство таким образом, чтобы снизить негативные последствия внешних воздействий, вполне возможно. Организация рабочего времени, тайм-менеджмент и план.
Кадровое дело - Дисциплина и контроль - Тайм-менеджмент, или как избавиться от посетителя - Время и место работы

Организация рабочего времени, тайм-менеджмент и план


Начнем с рабочего времени. Время - величина измеримая, поэтому каждый из нас может определить, сколько минут или часов он отведет на то или иное действие. Рабочий день также имеет некую продолжительность, в течение которой сотрудник должен выполнить определенный объем заданий. Поэтому люди, имеющие представление о тайм-менеджменте, предпочитают работать с ежедневником, формат которого может быть самым разнообразным, от записной книжки или ее компьютерной версии до секретаря, отвечающего за расписание руководителя. Важно учитывать при планировании не только время основных встреч и переговоров, но и такие, казалось бы, мелочи, как перекур (в среднем занимает 10 минут за 1 раз), чаепитие (10 - 15 минут), общение по телефону с ребенком и т.п.

Чем подробнее составлено расписание и в нем прописаны все возможные действия и операции, тем проще его придерживаться. Это позволяет более жестко регламентировать свои временные ресурсы и уважать чужие. Причем, как отмечают психологи, при подобном отношении к четвертому измерению человек чувствует себя более уверенным, организованным и способен значительно эффективнее справляться с поставленными задачами. При этом у него остается дополнительное время, скроенное из лоскутков, оставшихся от запланированных рабочий часов, которое он может тратить как личное.

Пример запланированного и реального рабочего дня

Просмотрев с вечера свой ежедневник, Татьяна предвкушала продуктивный, насыщенный рабочий день завтра. Но кто же мог предположить, что в пословице "Человек предполагает, а бог располагает" заложена такая правда жизни?!

┌────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐
│      План рабочего времени на 23.09.2013       │         Хронология событий 23.09.2013           │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│9.00-9.30 - Утренняя пятиминутка у директора    │9.00-9.45 - Утренняя   пятиминутка  у  директора.│
│                                                │(Как всегда, много воды)                         │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│9.30-10.15 - Работа с электронными письмами     │9.45-10.30 - Работа  с   электронными   письмами.│
│                                                │(Надоело бороться со СПАМом)                     │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10.15-10.30 - Технологический перерыв           │10.30-10.35 - Технологический   перерыв.  (Курить│
│                                                │надо быстро!)                                    │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10.25-10.30 - Подготовка к собеседованию  (поиск│10.35-10.50 - Подготовка к  собеседованию.  (Надо│
│бланков, знакомство с резюме и т.п.)            │срочно,  пока не подошел кандидат, сделать  копии│
│                                                │бланков-опросников, они  всегда  заканчиваются  в│
│                                                │самый неподходящий момент)                       │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10.30-11.00 - Собеседование с кандидатом        │10.50-11.45 - Собеседование с кандидатом.  (Какая│
│                                                │же длинная у него биография!)                    │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│11.00-11.15 - Подготовка заключения о  кандидате│11.45-11.50 - Подготовка заключения о  кандидате.│
│(отчет)                                         │(Не подходит)                                    │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│11.15-12.00 - Просмотр вчерашних резюме         │11.50-12.20 - Просмотр резюме. (Сколько же  людей│
│                                                │желают у нас работать!)                          │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│12.00-13.00 - Обед                              │12.20-13.00 - Обед. (Слава богу, в  столовой  нет│
│                                                │очереди!)                                        │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13.00-13.15 - Подготовка к  следующему собеседо-│13.00-13.05 - Подготовка к следующему собеседова-│
│ванию (бланки, знакомство с резюме и т.п.)      │нию, просмотр анкеты                             │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13.15-13.30 - Технологический перерыв           │13.05-13.20 - Технологический перерыв. (Где  еще,│
│                                                │кроме курилки,  можно  узнать  последние  новости│
│                                                │офиса?!)                                         │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13.30-14.00 - Собеседование с кандидатом        │13.20-13.45 - Собеседование с кандидатом.  (Слова│
│                                                │не   вытянешь,   как   он   собирается   работать│
│                                                │официантом?)                                     │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14.00-14.15 - Подготовка заключения о кандидате │13.45-13.55 - Заключение  о  кандидате. (Хотя  на│
│                                                │безрыбье и рак раба, но не такая же!)            │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14.15-14.30 - Технологический перерыв           │13.55-14.10 - Технологический перерыв. (Надо реже│
│                                                │курить)                                          │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14.30-16.00 - Обработка документов и составление│14.10-15.30 - Обработка документов и  составление│
│плана на следующий день                         │плана на следующий день                          │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│                                                │15.30-16.00 - Подготовка к собранию департамента.│
│                                                │(Чувствую, затянется наше собрание. Надо просмот-│
│                                                │реть  отчеты  за  последний  месяц  по  текучести│
│                                                │персонала и основные положения  нашего проекта по│
│                                                │ее снижению)                                     │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│6.00-18.00 - Собрание департамента по персоналу │16.00-19.00 - Собрание HR-департамента. (Так  и  │
│                                                │думала. Опять мы рассуждаем об отвлеченных  мате-│
│                                                │риях.  Слава богу, ужин готовить не надо - у мужа│
│                                                │вечером деловая встреча в ресторане)             │
└────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘

Анализируя ежедневник Татьяны, можно отметить точность и скрупулезность в планировании рабочего дня. Сравнивая планы с хронологией событий, можно подчеркнуть умение кадрового специалиста гибко варьировать резервами времени и соблюдение им принципов тайм-менеджмента.

Эффективное планирование времени работы и его защита

Для того, чтобы распоряжаться рабочим временем персонала эффективно, желательно разбить его на два вида: жесткое и гибкое. В рамках жесткого времени обычно проводятся деловые встречи, переговоры, - прием посетителей и т.п. Его фиксированные временные границы (с точным указанием начала и окончания) не имеют права быть нарушенными. Сотрудник в режиме жесткого времени должен быть недоступен для внеплановых посетителей. Оборону в этом случае чаще всего держат секретари, запертые двери и отключенные телефоны. Зона гибкого рабочего времени подвижна и эластична.

Организация рабочего времени, тайм-менеджмент и план


Как найти хорошую работу? Вакансии и трудоустройство. Что такое хорошая работа в вашем понимании? Работа, которая доставляет удовольствие от самого процесса ее выполнения или та, ...

Чем занимается отдел кадров? Обязанности кадровиков. Кадровый менеджер, приходя на работу в службу управления персоналом, должен обладать определенными навыками и умениями. Чем обязан заниматься ...

Как рассчитать непроизводительные затраты времени?. После изучения потерь рабочего времени мы можем определить, сколько непроизводительных затрат было произведено из-за потерь рабочего времени. Непроизводительные ...

ПЕРСОНАЛКА - http://www.personalkadry.ru/organizaciya-rabochego-vremeni-time-management-plan-rabota.html © 2013 Москва Россия