Обязанности секретариатов и секретарей

Обязанности секретариатов и секретарей
Секретариат – это структурное подразделение, занимающееся организационно-исполнительной работой и делопроизводством. Секретари-референты и сотрудники по связи с прессой подчиняются непосредственно руководителю и выполняют круг служебных обязанностей, возложенных на них. Секретариат, работа пресс-секретаря и референта.
Трудовое право: секретариат, работа пресс-секретаря и референта - Обязанности секретариатов и секретарей

Секретариат, работа пресс-секретаря и референта


Так что же относится к основным задачам и функциям, которые выполняют в процессе своей деятельности работники секретариата? К работе референтов можно отнести обеспечение выполнения своих полномочий руководителем предприятиям, учреждения, организации. Эту задачу можно разбить на конкретные обязанности. Так, по заданию руководителя секретари-референты готовят предложения по взаимодействию руководителя с другими подразделениями предприятия, с другими предприятиями, учреждениями, организациями, физическими лицами и участвуют в непосредственной реализации данного задания. Секретариат занимается планированием и прогнозированием необходимых мероприятий, необходимых для реализации своих функций руководителем предприятия, информационным обеспечением деятельности предприятия (эта функция возлагается на пресс-секретаря, о деятельности которого мы поговорим несколько позже).

Кроме того, офис-секретарь занимается ведением всего делопроизводства на предприятии и отвечает за сохранность документации и конфиденциальной информации, составляющую коммерческую тайну, за своевременную сдачу документов в архивные организации согласно нормам соответственных законов. К функциям секретариата относятся прием и первичная регистрация документации, поступающей на предприятие как непосредственно руководителю, так и для распределения по другим структурным подразделениям, подготовка проектов поручений, приказов, писем руководителя. На секретариате лежит обязанность по подготовке необходимой документации для проведения совещаний руководителем предприятия, своевременном информировании сотрудников о времени и месте проведения такого совещания. По поручения руководителя работники секретариата обеспечивают оперативное взаимодействие руководителя с другими структурными подразделениями, иными организациями или физическими лицами.

Учет и регистрация исходящей корреспонденции предприятия также ведется секретарями-делопроизводителями. При необходимости руководитель поручает секретарям провести сбор и анализ информации, необходимой для его непосредственной деятельности либо для деятельности всего предприятия в целом. В случае каких-либо форс-мажорных ситуация на предприятии, чрезвычайных происшествиях или стихийных бедствиях секретариат обязан вовремя проинформировать руководителя. Функции и обязанности секретаря могут быть расширены и дополнены в каждом конкретном случаем в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации.

Кто такой и чем занимается пресс-секретарь?

Особо хочется поговорить о деятельности пресс-секретарей. Пресс-секретарь – это человек, отвечающий за связи предприятия со средствами массовой информации, общественностью. Человек, занимающий данную должность или претендующий на эту вакансию, должен обладать многими знаниями и навыками. Так, пресс-секретарь должен быть коммуникабельным, знать деловой этикет, уметь быстро ориентироваться в различных ситуациях, владеть огромным словарным запасом и литературным языком. Так же, как остальные работники секретариата, пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия. К основным задачам пресс-секретаря стоит отнести проведение брифингов, конференций с участием руководства компании. Этот человек должен уметь подготавливать проекты информационных материалов об организации и издавать их, готовить интервью для руководителя, организовывать прямые эфиры с его участием.

Имидж руководителя и предприятия в целом тоже лежит на плечах пресс-секретаря, которые обязан осуществлять деятельность, направленную на улучшение имиджа предприятия. Для этого, например, пресс-секретарь ежедневно занимается мониторингом различных изданий СМИ в поисках информации о деятельности предприятия. Ведь если вовремя обнаружить порочащую предприятия или его руководителя статью, то есть шансы успеть опровергнуть неправдивую информацию. Так же, поскольку мы живем в век информационных технологий и у каждого мало-мальски приличного предприятия есть свой сайт, к задачам пресс-секретаря относится наполнение сайта соответственной информацией о предприятии, своевременное обновление новостей о предстоящих мероприятиях, брифингах и т.п.

Из всего вышеперечисленного, зная работу и обязанности секретарей, можно сделать вывод, что секретариат – то структурное подразделение компании, которое занимается общим администрированием, делопроизводством и документооборотом, элементарными организационно-исполнительными задачами. Эта работа на первый взгляд совершенно не важная, но без нее не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации.

Секретариат, работа пресс-секретаря и референта


Секретарь и секретариат, работа секретаря в офисе. Чем занимается секретариат и его сотрудники? Как-то так сложилось, что у многих людей сформировалось ошибочное мнение о должности ...

Секретарша из секритариата, ее роль в жизни компании. В плане понимания роли секретарши в жизни компании абсолютно иллюстративен персонаж Лии Ахеджаковой - Верочки из кинофильма "Служебный ...

Тренинг для решения проблемы адаптации персонала. Тренинг для секретарей проводится в течение одного месяца со дня приема сотрудника на работу. Поскольку число участников не ...

ПЕРСОНАЛКА - http://www.personalkadry.ru/sekretariat-rabota-pressa-sekretarya-referenta-jobsecretary-obyazannosti.html © 2013 Москва Россия